কেন ক্রয় অনুরোধটি সমস্যা হয়ে ওঠে
একটি উৎপাদন কোম্পানিতে, উপাদান, যন্ত্রাংশ বা পরিষেবার প্রয়োজনীয়তা ইমেইল, কর্মস্থলের চ্যাট, ফোনে আলাপচারিতা অথবা একজন কর্মচারীর পারস্পরিক বার্তায় উদ্ভাবিত হতে পারে। যতক্ষণ না অনুরোধটি একটি একক প্রক্রিয়ায় চিহ্নিত করা হয়, এটি নির্দিষ্ট বিশেষজ্ঞের স্মৃতি এবং প্রতিক্রিয়ার গতির উপর নির্ভর করে।
ক্রেতা অসম্পূর্ণ বর্ণনা পায়, স্পষ্টতার জন্য সময় ব্যয় করে এবং সর্বদা বর্তমান অগ্রাধিকারটি দেখতে পারে না। প্রেরক বুঝতে পারে না, আবেদনটি কাজের জন্য গ্রহণ করা হয়েছে কিনা, এবং পরিচালনাকারী দেরির বিষয়ে তখনই জানতে পারে যখন এটি উৎপাদনে প্রভাব ফেলতে শুরু করে। এটি অনুরোধগুলির পুনরাবৃত্তি সৃষ্টি করে, ভুল পণ্যের ক্রয়, সময়সীমার অনুপস্থিতি এবং বিলম্বের কারণ বিশ্লেষণ করার জটিলতা নিয়ে আসে।
OpenBox সঙ্গে কি পরিবর্তন ঘটছে
"অ্যাপ্লিকেশন ম্যানেজমেন্ট" প্রোগ্রামটি প্রোকিউরমেন্টের প্রয়োজনীয়তাকে কাঠামোবদ্ধ ডিজিটাল রুটে স্থানান্তর করে। কর্মচারী একটি ফর্মের মাধ্যমে আবেদন তৈরি করে, বিভাগ উল্লেখ করে, নামকরণ, পরিমাণ, ইচ্ছাকৃত সময়সীমা এবং প্রয়োগের উদ্দেশ্য যেমন প্রয়োজনীয় নথি সংযুক্ত করে। বাধ্যতামূলক ক্ষেত্রগুলি শুরুতেই ন্যূনতম প্রয়োজনীয় তথ্য সেট পেতে সহায়তা করে।
আবেদন নিবন্ধনের পরে, এটি নির্ধারিত নিয়মগুলির অনুযায়ী দায়িত্বশীলদের কাছে পাঠানো হয়। সিস্টেমে স্থিতি এবং কার্যকলাপের ইতিহাস সংরক্ষিত হয়: অনুরোধ তৈরি হয়েছে, গ্রহণ করা হয়েছে, স্পষ্টতার প্রয়োজন, সম্মত, প্রোকিউরমেন্টে স্থানান্তরিত অথবা বন্ধ করা হয়েছে। অংশগ্রহণকারীরা নিরবচ্ছিন্ন কল এবং ইমেইল পাঠানোর প্রয়োজন ছাড়াই কাজের অগ্রগতি দেখতে পারে এবং পুনরাবৃত্তি আবেদনগুলি কম প্রয়োজনীয় হয়ে ওঠে।
সমাধানটি কোন সমস্যা সমাধান করে
- উৎপাদন, সরবরাহ, গুদাম এবং অন্যান্য বিভাগের জন্য একটি একক চ্যানেল।
- কাজে আবেদন প্রদানের আগে তথ্যের সম্পূর্ণতা যাচাই।
- বিভাগ, প্রোকিউরমেন্টের শ্রেণী অথবা স্বীকৃতির স্তরের উপর ভিত্তি করে রুটিন।
- কার্যকরী সময়ের এবং দায়িত্বশীলদের লোডিং নিয়ন্ত্রণ।
- মন্তব্য, ফাইল এবং সমাধানের একটি একক ইতিহাস।
- আবেদন, সময়সীমা, ফেরত এবং বিলম্বের পরিমাণ সম্পর্কিত রিপোর্ট।
কাজের দৃশ্যটি কেমন দেখাচ্ছে
- তৈরি করা। উৎপাদনের কর্মচারী ফর্মের মাধ্যমে প্রয়োজনীয়তা জারি করে, একাধিক ইমেইল ঠিকানা এবং চ্যাটের মধ্যে নির্বাচন না করে।
- যাচাই করা। সিস্টেম বাধ্যতামূলক তথ্যের উপর নজর রাখে। যদি তথ্যগুলি অপর্যাপ্ত হয়, তাহলে আবেদন একটি স্পষ্ট মন্তব্য সহ স্পষ্টকরণের জন্য ফেরত পাঠানো হয়।
- সম্মতি। অনুরোধটি শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় পর্যায়গুলি অতিক্রম করে পরিমাণ, পণ্যের ধরন বা বিভাগের সাপেক্ষে।
- বাস্তবায়ন। ক্রেতা একটি কাজ পায়, ফলাফল চিহ্নিত করে এবং প্রয়োজনে নথি বা মন্তব্য যুক্ত করে।
- নিয়ন্ত্রণ। প্রেরক এবং পরিচালনাকারী ম্যানুয়াল অনুরোধ ছাড়াই স্থিতি দেখতে পারে। বন্ধ করার পরে, তথ্য বিশ্লেষণের জন্য উপলব্ধ থাকে।
কিভাবে কোনো কাজ বন্ধ না করে সমাধান বাস্তবায়ন করবেন
শুরুতে বর্তমান প্রক্রিয়ার বিশ্লেষণ করা উচিত: আবেদনগুলির সূত্র নির্ধারণ করুন, বাধ্যতামূলক তথ্য, ভূমিকা, সম্মতির পয়েন্ট এবং জরুরী নিয়ম। ফেরতের সাধারণ কারণগুলি—যেমন প্রযুক্তির অভাব, ভুল পরিমাপ ইউনিট, উল্লেখিত সময়সীমার অনুপস্থিতি অথবা নিশ্চিত না হওয়া বাজেট—কে আলাদা করে চিহ্নিত করা উপকারী।
এরপর, OpenBox এ এক বা একাধিক ক্যাটাগরির জন্য একটি মৌলিক রুট সেটআপ করুন। টিমটি বাস্তব দৃশ্যগুলিতে এটি পরীক্ষা করে, ফর্ম এবং বিজ্ঞপ্তি স্পষ্ট করে এবং ধাপে ধাপে নতুন বিভাগগুলো যোগ করে। ফলাফলকে সিস্টেমে আবেদনগুলির অংশ, কাজ শুরু করার জন্য সময়, ফেরতগুলির সংখ্যা, বিলম্বিত পর্যায়ের সংখ্যা এবং পূর্ণ চক্রের সময়ের ভিত্তিতে মূল্যায়ন করা যেতে পারে।
OpenBox ক্রয়ের নিয়ম এবং কর্মচারীদের দায়িত্ব পরিবর্তন করে না, বরং দৈনন্দিন কাজে তাদের দৃশ্যমান এবং কার্যকর করে। যদি অনুরোধগুলি ইমেইল এবং মেসেঞ্জারে বিতরণ করা হয় তবে সবচেয়ে সাধারণ ধরনের প্রয়োজনীয়তা জন্য প্রক্রিয়া এবং রুটের পরিদর্শন করতে শুরু করুন। আপনার উৎপাদনের জন্য একটি দৃশ্যনার আলোচনা করতে "অ্যাপ্লিকেশন ব্যবস্থাপনা" প্রোগ্রামের একটি ডেমো চাওয়া।