Warum wird die Einkaufsanfrage zum Problem
In einem Produktionsunternehmen kann der Bedarf an Material, Komponenten oder Dienstleistungen in E-Mails, Arbeitschats, Telefonanrufen oder persönlichen Mitteilungen eines Mitarbeiters entstehen. Solange die Anfrage nicht in einem einheitlichen Prozess festgehalten ist, hängt sie von dem Gedächtnis und der Reaktionsgeschwindigkeit des jeweiligen Spezialisten ab.
Der Einkäufer erhält eine unvollständige Beschreibung, verbringt Zeit mit Klärungen und sieht nicht immer die aktuelle Priorität. Der Initiator versteht nicht, ob die Anfrage bearbeitet wurde, und der Vorgesetzte erfährt von Verzögerungen erst, wenn sie die Produktion zu beeinflussen beginnt. Es entstehen Doppelanfragen, Falschbeschaffungen, das Fehlen von Terminbestätigungen und Schwierigkeiten bei der Analyse von Verzögerungsursachen.
Was sich mit OpenBox ändert
Das Programm "Antragsmanagement" überführt den Beschaffungsbedarf in einen strukturierten digitalen Workflow. Der Mitarbeiter erstellt eine Anfrage über ein Formular, gibt die Abteilung, die Artikelnr., die Menge, den gewünschten Termin und den Verwendungszweck an und fügt erforderliche Dokumente bei. Pflichtfelder helfen, bereits zu Beginn einen minimal ausreichenden Datensatz zu erhalten.
Nach der Registrierung wird die Anfrage gemäß festgelegten Regeln an die Verantwortlichen weitergeleitet. Im System werden der Status und die Historie der Aktionen gespeichert: Anfrage erstellt, angenommen, benötigt Klärung, genehmigt, an den Einkauf übergeben oder geschlossen. Die Teilnehmer sehen den Fortschritt der Arbeit ohne ständige Anrufe und Weiterleitungen von E-Mails, und Wiederholungsanfragen werden weniger notwendig.
Welche Aufgaben löst die Lösung
- ein einheitlicher Kanal für Anfragen aus Produktion, Beschaffung, Lager und anderen Abteilungen;
- Überprüfung der Vollständigkeit der Daten vor der Bearbeitung der Anfrage;
- Routing nach Abteilung, Einkaufsart oder Genehmigungsstufe;
- Kontrolle der Bearbeitungszeiten und der Arbeitsauslastung der Verantwortlichen;
- einheitliche Historie von Kommentaren, Dateien und Entscheidungen;
- Berichterstattung über das Volumen der Anfragen, Fristen, Rückgaben und Verzögerungen.
Wie sieht das Arbeitsszenario aus
- Erstellung. Ein Produktionsmitarbeiter erstellt den Bedarf über ein Formular, ohne zwischen mehreren E-Mail-Adressen und Chats wählen zu müssen.
- Überprüfung. Das System kontrolliert die verpflichtenden Informationen. Wenn die Daten unzureichend sind, wird die Anfrage mit einem klaren Kommentar zur Klärung zurückgesendet.
- Genehmigung. Die Anfrage durchläuft nur die notwendigen Schritte in Abhängigkeit von Betrag, Art der Position oder Abteilung.
- Durchführung. Der Einkäufer erhält die Aufgabe, dokumentiert das Ergebnis und fügt bei Bedarf Dokumente oder Kommentare hinzu.
- Kontrolle. Der Initiator und der Vorgesetzte sehen den Status ohne manuelle Anfrage. Nach dem Schließen bleibt die Information für Analysen zugänglich.
Wie man die Lösung ohne Unterbrechung des Betriebs einführt
Der Start sollte mit der Analyse des aktuellen Prozesses beginnen: Quellen der Anfragen, erforderliche Informationen, Rollen, Genehmigungspunkte und Eskalationsregeln bestimmen. Es ist sinnvoll, gängige Gründe für Rücksendungen gesondert festzuhalten – zum Beispiel fehlende Spezifikationen, inkorrekte Maßeinheiten, nicht angegebene Fristen oder unbestätigte Budgets.
Dann wird in OpenBox ein grundlegendes Routing für eine oder mehrere Kategorien von Anfragen eingerichtet. Das Team testet es in realen Szenarien, präzisiert Formulare und Benachrichtigungen und schließt schrittweise neue Abteilungen ein. Das Ergebnis kann an Hand des Anteils der Anfragen im System, der Zeit bis zur Annahme zur Bearbeitung, der Anzahl an Rücksendungen, verzögerten Schritten und der Dauer des gesamten Zyklus bewertet werden.
OpenBox ersetzt nicht die Einkaufsrichtlinien und die Verantwortung der Mitarbeiter, sondern macht sie sichtbar und umsetzbar im täglichen Betrieb. Wenn Anfragen über E-Mails und Messenger verteilt sind, beginnen Sie mit der Untersuchung des Prozesses und des Workflows für den häufigsten Bedarfstyp. Fordern Sie eine Demo des Programms "Antragsmanagement" an, um Szenarien für Ihre Produktion zu besprechen.