1. Yleiset määräykset
Laatujohtaja kuuluu ylimmän johdon kategoriaan ja hänet nimittää toimitusjohtaja. Toiminnassaan hän noudattaa lainsäädäntöä, ISO-standardeja, yrityksen sisäisiä sääntöjä ja tätä työtehtäväkuvausta. Tehtävän pääasiallinen tavoite on laatuhallintajärjestelmän muodostaminen, käyttöönotto ja kehittäminen, tuotteiden, palveluiden ja prosessien vaatimustenmukaisuuden varmistaminen, asiakastyytyväisyyden ja liiketoimintaprosessien tehokkuuden lisääminen.
Laatujohtaja raportoi suoraan toimitusjohtajalle ja kuuluu yrityksen johtoryhmään. Hänen alaisuudessaan ovat laatuosasto, laboratorio, sertifiointiasiantuntijat, sisäiset auditorit ja tuotantoyksiköiden valvojat. Laatupäällikön poissa ollessa hänen tehtävänsä hoitaa nimetty varajohtaja.
2. Koulutusvaatimukset
Laatujohtajaksi nimetään henkilö, jolla on korkeakoulututkinto tekniseltä tai johtamisalalta ja vähintään 5 vuoden työkokemus laadunhallinnasta, josta vähintään 3 vuotta johtotehtävissä. Tarvitaan syvällistä tietämystä ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001, BRC, HACCP -standardeista, riskienhallinnan periaatteista ja prosessilähestymistavasta. Laatupäällikön tulee hallita nykyaikaiset tietoanalyysimenetelmät, tilastollinen valvonta, Lean, Six Sigma, 5S, FMEA -menetelmät. Tarvitaan tiimin johtamisen, neuvottelutaitojen sekä politiikkojen ja menettelyjen kehittämisen ja käyttöönoton taitoja. Englannin kielen taito ja ERP-järjestelmien varma käyttö ovat etuja.
3. Työtehtävät
3.1. Kehittää, ottaa käyttöön ja ylläpitää laatuhallintajärjestelmää (LMS) yrityksen strategian ja kansainvälisten standardien mukaisesti.
3.2. Muotoilla laatuun liittyvää politiikkaa ja varmistaa sen toteuttaminen kaikilla organisaation tasoilla.
3.3. Järjestää ja toteuttaa prosessien sisäisiä auditointeja, analysoida poikkeamia ja kehittää korjaavia toimenpiteitä.
3.4. Koordinoida sertifiointi- ja tarkastusprosesseja, olla vuorovaikutuksessa ulkoisten auditorien ja sertifiointielinten kanssa.
3.5. Kehittää standardeja, ohjeita, sääntöjä ja menettelyjä, jotka vaikuttavat tuotteiden ja palveluiden laatuun.
3.6. Johtaa riskienhallintatoimintaa, asiakasvalituksia ja poikkeamia.
3.7. Varmistaa vikojen, puutteiden ja reklamaatioiden syiden oikea-aikainen tutkiminen.
3.8. Järjestää henkilöstön koulutusta laadun periaatteista ja jatkuvan parantamisen kulttuurista.
3.9. Valvoa asiakirjojen, dokumentaation ja LMS:n raportoinnin oikeellisuutta.
3.10. Ottaa käyttöön digitaalisia työkaluja laadun mittaamisen ja analysoinnin seurantaan.
4. Oikeudet
4.1. Pyytää kaikilta osastoilta tarvittavaa tietoa laadun arvioimiseksi.
4.2. Keskeyttää tuotanto, toimitus tai myynti tuotteille, jotka eivät täytä standardien tai sopimusten vaatimuksia.
4.3. Esittää ehdotuksia teknologisten prosessien muuttamiseksi, jos ne vaikuttavat laatuindikaattoreihin.
4.4. Edustaa yrityksen etuja vuorovaikutuksessa ulkoisten auditorien, asiakkaiden ja viranomaisten kanssa.
4.5. Vaatia työntekijöiltä hyväksyttyjen standardien, ohjeiden ja menettelyjen noudattamista.
4.6. Osallistua strategisiin kokouksiin ja esittää ehdotuksia prosessien tehokkuuden parantamiseksi ja kustannusten vähentämiseksi.
5. Toiminnot ja tehtävät
5.1. Laatujohtamisjärjestelmän muodostaminen ja kehittäminen, joka on integroitu yrityksen kokonaisjohtamisjärjestelmään.
5.2. Varmistaa yrityksen toiminnan vastaavuus ISO- ja BRC-sertifiointivaatimusten kanssa.
5.3. Asiakastyytyväisyyden lisääminen tuotteiden ja palveluiden vakaalla laadulla.
5.4. Yhtenäisten lähestymistapojen varmistaminen prosessien valvontaan, analysointiin ja parantamiseen.
5.5. Vian ja hävikkiin liittyvien kustannusten vähentäminen, tuottavuuden ja tehokkuuden lisääminen.
5.6. Tietojen keruujärjestelmän, KPI-analyysin ja johtamisraportoinnin järjestäminen.
5.7. Laadun kulttuurin kehittäminen kaikilla organisaation tasoilla, henkilöstön osallistaminen parannusprosesseihin.
5.8. Vuorovaikutuksen ylläpitäminen toimittajien ja alihankkijoiden kanssa laadun arvioinnin ja auditoinnin osalta.
6. Tehtäväkohtaiset suhteet
Laatujohtaja vuorovaikuttaa:
— toimitusjohtajan kanssa strategian, prioriteettien ja raportoinnin asioissa;
— tuotantopäällikön kanssa teknologisten prosessien valvonnassa ja vikojen vähentämisessä;
— hankintaosaston kanssa toimittajien arvioinnissa ja auditoinnissa;
— myynti- ja asiakaspalveluosaston kanssa reklamaatioiden hallinnassa;
— talousosaston kanssa laadun kustannusten analysoinnissa ja parannusten taloudellisessa vaikutuksessa;
— HR-osaston kanssa henkilöstön koulutuksessa laatuvaatimuksista;
— IT-osaston kanssa digitaalisten seurantatyökalujen ja raportoinnin käyttöönotossa.
7. Vastuu
7.1. Tuotteiden, palveluiden tai prosessien vaatimustenmukaisuuden puutteista.
7.2. Laadunvalvonnan ja auditoinnin tehtävien myöhäisestä tai huonosta suorittamisesta.
7.3. Laadun varmistamiseen varattujen resurssien tehottomasta käytöstä.
7.4. Tietosuojapolitiikan noudattamatta jättämisestä ja virheellisten tietojen antamisesta raportoinnissa.
7.5. Työturvallisuuden, ympäristönsuojelun ja turvallisuuden vaatimusten noudattamatta jättämisestä omalla toimialueellaan.
7.6. Toimista tai päätöksistä, jotka ovat johtaneet yrityksen maineen vahingoittumiseen tai asiakastappioihin.
7.7. Yrityksen sisäisten standardien ja kansainvälisten sertifiointivaatimusten noudattamatta jättämisestä.