Γιατί η αίτηση προμηθείας γίνεται πρόβλημα
Σε μια παραγωγική επιχείρηση, η ανάγκη για υλικό, εξαρτήματα ή υπηρεσία μπορεί να παρουσιαστεί μέσω email, στο εργασιακό chat, σε τηλεφωνική συνομιλία ή στην προσωπική αλληλογραφία ενός υπαλλήλου. Όσο η αίτηση δεν έχει καταγραφεί σε μια ενιαία διαδικασία, εξαρτάται από τη μνήμη και την ταχύτητα αντίδρασης του συγκεκριμένου ειδικού.
Ο προμηθευτής λαμβάνει μια ατελή περιγραφή, σπαταλά χρόνο σε διευκρινίσεις και δεν βλέπει πάντα την τρέχουσα προτεραιότητα. Ο инициатор δεν καταλαβαίνει αν η αίτηση έχει γίνει αποδεκτή, και ο διευθυντής μαθαίνει για την καθυστέρηση μόνο όταν αρχίζει να επηρεάζει την παραγωγή. Προκύπτουν διπλές αιτήσεις, προμήθεια μη σωστής θέσης, απουσία επιβεβαίωσης προθεσμιών και δυσκολία στην ανάλυση των αιτίων καθυστερήσεων.
Τι αλλάζει με το OpenBox
Το πρόγραμμα «Διαχείριση Αιτήσεων» μετατρέπει την ανάγκη προμηθειών σε δομημένη ψηφιακή διαδρομή. Ο υπάλληλος δημιουργεί μια αίτηση μέσω φόρμας, δηλώνει το τμήμα, την ονοματολογία, την ποσότητα, την επιθυμητή προθεσμία και τον σκοπό, καθώς και επισυνάπτει τα απαραίτητα έγγραφα. Τα υποχρεωτικά πεδία βοηθούν στην απόκτηση του ελάχιστου απαραίτητου συνόλου δεδομένων ήδη από το ξεκίνημα.
Μετά την καταχώρηση, η αίτηση αποστέλλεται στους υπεύθυνους σύμφωνα με καθορισμένους κανόνες. Στο σύστημα αποθηκεύονται η κατάσταση και η ιστορία ενεργειών: η αίτηση δημιουργήθηκε, γίνεται αποδεκτή, απαιτεί διευκρινίσεις, εγκρίνεται, αποστέλλεται για προμήθεια ή κλείνει. Οι συμμετέχοντες βλέπουν την πρόοδο της εργασίας χωρίς μόνιμες κλήσεις και αποστολή email, ενώ οι επαναλαμβανόμενες αναφορές γίνονται λιγότερο απαραίτητες.
Ποιες εργασίες καλύπτει η λύση
- ενιαίος κανάλι για αιτήσεις από παραγωγή, προμήθεια, αποθήκη και άλλα τμήματα;
- έλεγχος πληρότητας των δεδομένων πριν από την αποστολή της αίτησης προς εργασία;
- δρομολόγηση ανά τμήμα, κατηγορία προμηθείας ή επίπεδο έγκρισης;
- έλεγχος προθεσμιών επεξεργασίας και φόρτωσης υπευθύνων;
- ενιαία ιστορία σχολίων, αρχείων και αποφάσεων;
- αναφορά σχετικά με τον όγκο των αιτήσεων, τις προθεσμίες, τις επιστροφές και τις καθυστερήσεις.
Πώς φαίνεται το σενάριο εργασίας
- Δημιουργία. Ο υπάλληλος της παραγωγής υποβάλλει την ανάγκη μέσω της φόρμας, χωρίς να επιλέγει ανάμεσα σε αρκετές διευθύνσεις email και chat.
- Έλεγχος. Το σύστημα ελέγχει τα υποχρεωτικά στοιχεία. Αν τα δεδομένα δεν είναι αρκετά, η αίτηση επιστρέφεται για διευκρίνιση με κατανοητό σχόλιο.
- Έγκριση. Η αίτηση περνά μόνο τα απαραίτητα στάδια λαμβάνοντας υπόψη το ποσό, τον τύπο θέσης ή το τμήμα.
- Εκτέλεση. Ο προμηθευτής λαμβάνει την εργασία, καταγράφει το αποτέλεσμα και προσθέτει έγγραφα ή σχόλια εάν είναι απαραίτητο.
- Έλεγχος. Ο инициатор и ο διευθυντής βλέπουν την κατάσταση χωρίς χειροκίνητο αίτημα. Μετά το κλείσιμο, οι πληροφορίες παραμένουν διαθέσιμες για ανάλυση.
Πώς να εφαρμόσετε τη λύση χωρίς να διακόψετε τη λειτουργία
Η εκκίνηση πρέπει να ξεκινά από την ανάλυση της τρέχουσας διαδικασίας: καθορίστε τις πηγές των αιτήσεων, τις υποχρεωτικές πληροφορίες, τους ρόλους, τα σημεία έγκρισης και τους κανόνες κλιμάκωσης. Είναι χρήσιμο να καταγράψετε ξεχωριστά τους τυπικούς λόγους επιστροφής — για παράδειγμα, απουσία προδιαγραφής, λάθος μονάδα μέτρησης, μη καθορισμένη προθεσμία ή μη επιβεβαιωμένο προϋπολογισμό.
Στη συνέχεια, στο OpenBox ρυθμίζεται η βασική διαδρομή για μία ή περισσότερες κατηγορίες αιτήσεων. Η ομάδα δοκιμάζει την πραγματική σενάρια, διευκρινίζει τις φόρμες και τις ειδοποιήσεις και σταδιακά συνδέει νέα τμήματα. Το αποτέλεσμα μπορεί να εκτιμηθεί με βάση το ποσοστό των αιτήσεων στο σύστημα, τον χρόνο έως την αποδοχή για εργασία, τον αριθμό των επιστροφών, των καθυστερημένων σταδίων και τη διάρκεια ολόκληρου του κύκλου.
Το OpenBox δεν αντικαθιστά τους κανόνες προμηθείας και την ευθύνη των υπαλλήλων, αλλά τα καθιστά ορατά και εκτελέσιμα στην καθημερινή εργασία. Εάν οι αιτήσεις είναι κατανεμημένες μέσω email και messenger, ξεκινήστε με την επιθεώρηση της διαδικασίας και της διαδρομής για τον πιο συχνό τύπο αναγκών. Ζητήστε μια επίδειξη του προγράμματος «Διαχείριση Αιτήσεων» για να συζητήσετε το σενάριο για την παραγωγή σας.