Στη παραγωγή, η επείγουσα προμήθεια σπάνια προκύπτει από μόνη της. Η αιτία της μπορεί να είναι η αλλαγή του παραγωγικού σχεδίου, ένα σφάλμα στη κατανάλωση, καθυστέρηση προμηθευτή, βλάβη εξοπλισμού ή καθυστερημένη υποβολή αίτησης. Η πολυπλοκότητα αρχίζει όταν τέτοια αιτήματα επεξεργάζονται εκτός της γενικής διαδικασίας: μέσω τηλεφώνου, σε messenger, σε αποσπασμένες таблиες και προσωπική αλληλογραφία.
Ως αποτέλεσμα, το εγκεκριμένο σχέδιο παύει να είναι ένας λειτουργικός οδηγός. Οι προμηθευτές επικεντρώνονται στα πιο ηχηρά αιτήματα, η αποθήκη λαμβάνει αντιφατικές εντολές και ο διευθυντής βλέπει τις συνέπειες μόνο μετά από έλλειψη ή υπέρβαση. Από την άλλη, η επείγουσα ανάγκη δεν σημαίνει πάντα κρισιμότητα: χωρίς ενιαία τάξη, είναι δύσκολο να διακρίνουμε μια επείγουσα ανάγκη από ανεπαρκή προγραμματισμό.
Κίνδυνοι έκτακτων προμηθειών
- διπλασιασμός παραγγελιών χωρίς έλεγχο αποθεμάτων και ανοιχτών παραδόσεων;
- καθυστερήσεις εγκρίσεων λόγω απουσίας ενιαίας κατάστασης;
- χειροκίνητη διόρθωση του σχεδίου προμήθειας χωρίς κοινή ιστορία αλλαγών;
- αόριστες προτεραιότητες και ελλιπές πλαίσιο για προμηθευτές;
- αδυναμία γρήγορης καθορισμού της αιτίας και του πρωτοστάτη της απόκλισης;
- αποφάσεις σχετικά με προϋπολογισμούς, προθεσμίες και κινδύνους με βάση ελλιπή στοιχεία.
Η κύρια αποστολή είναι να συνδυάσει την ταχύτητα και τον έλεγχο. Η παραγωγή χρειάζεται γρήγορες απαντήσεις, αλλά η επιτάχυνση δεν θα πρέπει να προϋποθέτει την απόρριψη των ορίων, των διαδρομών έγκρισης και του ελέγχου του αιτιολογικού. Αν οι κανόνες δεν είναι ενσωματωμένοι στη διαδικασία, η εταιρεία είτε καθυστερεί μια πραγματικά σημαντική ανάγκη είτε επιτρέπει χαοτικές δαπάνες.
Πώς το OpenBox επιστρέφει τις αιτήσεις σε έναν ελεγχόμενο κύκλο
Στην εφαρμογή "Διαχείριση Αιτήσεων", η επείγουσα ανάγκη καταγράφεται ως αντικείμενο με δεδομένα, υπευθύνους και στάδια. Ο χρήστης δηλώνει τι χρειάζεται, για ποιο τμήμα ή παραγωγική εργασία, σε ποια ποσότητα και σε ποια προθεσμία. Αν χρειαστεί, καταγράφεται η αιτία επείγοντος και προστίθενται επιβεβαιωτικά έγγραφα.
Ενιαία αίτηση αντί αλληλογραφίας
Όλες οι αιτήσεις περνούν από τη καθορισμένη μορφή και διατηρούν ιστορικό αλλαγών. Ο προμηθευτής βλέπει τον συγγραφέα, την προτεραιότητα, την προθεσμία, τους συντονιστές, τις σχετικές θέσεις και την τρέχουσα κατάσταση. Αυτό μειώνει τον αριθμό των διευκρινίσεων και βοηθά να μην ξεκινήσει η προμήθεια χωρίς έλεγχο των αρχικών δεδομένων.
Δρομολόγηση σύμφωνα με τους κανόνες
Οι αιτήσεις μπορούν να κατευθύνονται ανά τμήμα, ποσό, κατηγορία, τύπο ανάγκης ή χαρακτηριστικό επείγοντος. Για τις τυποποιημένες και έκτακτες αιτήσεις καθορίζονται διαφορετικές διαδρομές. Για μια επείγουσα αίτηση, μπορεί να γίνει υποχρεωτική η αναφορά του αιτιολογικού και η συμμετοχή των απαραίτητων διευθυντών. Έτσι, η εξαίρεση δεν περνά απαρατήρητη, αλλά παραμένει ελεγχόμενο μέρος της διαδικασίας.
Σύνδεση με το σχέδιο προμήθειας
Ο διευθυντής αποκτά μια γενική εικόνα: τι έχει προγραμματιστεί, τι έχει προστεθεί, ποιες αιτήσεις συμφωνούνται και ποιες έχουν ήδη μεταδοθεί στην προμήθεια. Οι αλλαγές δεν χάνονται σε τοπικά αρχεία, αλλά γίνονται μέρος της ιστορίας ανάγκης. Αυτό επιτρέπει τη συζήτηση όχι μόνο της παραγγελίας, αλλά και των αιτίων…
Μπορείτε να ξεκινήσετε με τη μελέτη της τρέχουσας διαδικασίας και ενός πιλότου διαδρομής για έναν τύπο αιτήσεων. Αυτό επιτρέπει την εξέταση της προσέγγισης στην πραγματική εργασία, τον καθορισμό των απαραίτητων κανόνων και την προετοιμασία της βάσης για κλιμάκωση.