1. Γενικές διατάξεις
Ο Διευθυντής Ποιότητας ανήκει στην κατηγορία των ανώτερων στελεχών και διορίζεται με απόφαση του Γενικού Διευθυντή. Στη δραστηριότητά του καθοδηγείται από τη νομοθεσία, τα πρότυπα ISO, τις εσωτερικές κανονιστικές διατάξεις της εταιρείας και την παρούσα περιγραφή θέσης. Ο κύριος στόχος της θέσης είναι η διαμόρφωση, η εφαρμογή και η ανάπτυξη του συστήματος διαχείρισης ποιότητας, η διασφάλιση της συμμόρφωσης των προϊόντων, υπηρεσιών και διαδικασιών με τις καθορισμένες απαιτήσεις, η αύξηση της ικανοποίησης των πελατών και η αποτελεσματικότητα των επιχειρηματικών διαδικασιών.
Ο Διευθυντής Ποιότητας αναφέρεται απευθείας στον Γενικό Διευθυντή και είναι μέλος της διοικητικής ομάδας της εταιρείας. Υπό την εποπτεία του βρίσκονται το τμήμα ποιότητας, το εργαστήριο, οι ειδικοί πιστοποίησης, οι εσωτερικοί ελεγκτές και οι ελεγκτές των παραγωγικών τμημάτων. Κατά την απουσία του Διευθυντή Ποιότητας, τα καθήκοντά του εκτελεί ο διορισμένος αναπληρωτής.
2. Απαιτήσεις προσόντων
Για τη θέση του Διευθυντή Ποιότητας διορίζεται άτομο με ανώτατη τεχνική ή διοικητική εκπαίδευση και τουλάχιστον 5 χρόνια εμπειρίας στον τομέα της διαχείρισης ποιότητας, εκ των οποίων τουλάχιστον 3 χρόνια σε διευθυντικές θέσεις. Απαιτούνται βαθιές γνώσεις των προτύπων ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001, BRC, HACCP, των αρχών διαχείρισης κινδύνων και της διαδικασιακής προσέγγισης. Ο Διευθυντής Ποιότητας πρέπει να κατανοεί σύγχρονες μεθόδους ανάλυσης δεδομένων, στατιστικό έλεγχο, μεθοδολογίες Lean, Six Sigma, 5S, FMEA. Απαιτούνται δεξιότητες ηγεσίας ομάδας, διαπραγμάτευσης, ανάπτυξης και εφαρμογής πολιτικών και διαδικασιών. Η γνώση της αγγλικής γλώσσας και η άνετη χρήση συστημάτων ERP είναι πλεονέκτημα.
3. Καθήκοντα
3.1. Να αναπτύσσει, να εφαρμόζει και να διατηρεί το σύστημα διαχείρισης ποιότητας (ΣΔΠ) σύμφωνα με τη στρατηγική της εταιρείας και τα διεθνή πρότυπα.
3.2. Να διαμορφώνει πολιτική ποιότητας και να διασφαλίζει την εφαρμογή της σε όλα τα επίπεδα της οργάνωσης.
3.3. Να οργανώνει και να διεξάγει εσωτερικούς ελέγχους διαδικασιών, ανάλυση μη συμμορφώσεων και ανάπτυξη διορθωτικών ενεργειών.
3.4. Να συντονίζει τις διαδικασίες πιστοποίησης και επιθεώρησης, να συνεργάζεται με εξωτερικούς ελεγκτές και φορείς πιστοποίησης.
3.5. Να αναπτύσσει πρότυπα, οδηγίες, κανονισμούς και διαδικασίες που επηρεάζουν την ποιότητα των προϊόντων και υπηρεσιών.
3.6. Να διευθύνει τη δραστηριότητα διαχείρισης κινδύνων, παραπόνων πελατών και αποκλίσεων.
3.7. Να διασφαλίζει την έγκαιρη διερεύνηση των αιτίων ελαττωμάτων, ελλείψεων και παραπόνων.
3.8. Να οργανώνει την εκπαίδευση του προσωπικού στις αρχές ποιότητας και στην κουλτούρα συνεχών βελτιώσεων.
3.9. Να ελέγχει την ορθότητα της τήρησης αρχείων, τεκμηρίωσης και αναφορών σχετικά με το ΣΔΠ.
3.10. Να εφαρμόζει ψηφιακά εργαλεία παρακολούθησης και ανάλυσης δεικτών ποιότητας.
4. Δικαιώματα
4.1. Να ζητά από όλα τα τμήματα τις απαραίτητες πληροφορίες για την αξιολόγηση της κατάστασης ποιότητας.
4.2. Να αναστέλλει την παραγωγή, προμήθεια ή διάθεση προϊόντων που δεν πληρούν τις απαιτήσεις των προτύπων ή των συμβάσεων.
4.3. Να προτείνει αλλαγές στις τεχνολογικές διαδικασίες, εάν επηρεάζουν τους δείκτες ποιότητας.
4.4. Να εκπροσωπεί τα συμφέροντα της εταιρείας κατά την αλληλεπίδραση με εξωτερικούς ελεγκτές, πελάτες και κρατικούς φορείς.
4.5. Να απαιτεί από τους υπαλλήλους την τήρηση των εγκεκριμένων προτύπων, οδηγιών και διαδικασιών.
4.6. Να συμμετέχει σε στρατηγικές συναντήσεις, να προτείνει βελτιώσεις στην αποτελεσματικότητα των διαδικασιών και μείωση των εξόδων.
5. Λειτουργίες και καθήκοντα
5.1. Διαμόρφωση και ανάπτυξη του συστήματος διαχείρισης ποιότητας, ενσωματωμένου στο συνολικό σύστημα διαχείρισης της επιχείρησης.
5.2. Διασφάλιση της συμμόρφωσης των δραστηριοτήτων της εταιρείας με τις απαιτήσεις πιστοποίησης ISO και BRC.
5.3. Αύξηση της ικανοποίησης των πελατών μέσω σταθερής ποιότητας προϊόντων και υπηρεσιών.
5.4. Διασφάλιση ενιαίων προσεγγίσεων στον έλεγχο, ανάλυση και βελτίωση διαδικασιών.
5.5. Μείωση του επιπέδου ελαττωμάτων και απωλειών, αύξηση της παραγωγικότητας και της αποτελεσματικότητας.
5.6. Οργάνωση συστήματος συλλογής δεδομένων, ανάλυσης KPI και προετοιμασίας διοικητικών αναφορών.
5.7. Ανάπτυξη κουλτούρας ποιότητας σε όλα τα επίπεδα της οργάνωσης, εμπλοκή του προσωπικού στη διαδικασία βελτιώσεων.
5.8. Διαχείριση της αλληλεπίδρασης με προμηθευτές και εργολάβους σχετικά με την αξιολόγηση και τον έλεγχο της ποιότητάς τους.
6. Σχέσεις κατά την άσκηση των καθηκόντων
Ο Διευθυντής Ποιότητας αλληλεπιδρά:
— με τον Γενικό Διευθυντή — σχετικά με στρατηγικά θέματα, προτεραιότητες και αναφορές;
— με τον Διευθυντή Παραγωγής — σχετικά με τον έλεγχο των τεχνολογικών διαδικασιών και τη μείωση των ελαττωμάτων;
— με το τμήμα προμηθειών — σχετικά με την αξιολόγηση και τον έλεγχο των προμηθευτών;
— με το τμήμα πωλήσεων και εξυπηρέτησης πελατών — σχετικά με τη διαχείριση παραπόνων;
— με το οικονομικό τμήμα — σχετικά με την ανάλυση του κόστους ποιότητας και την οικονομική απόδοση από τις βελτιώσεις;
— με την υπηρεσία HR — σχετικά με την εκπαίδευση του προσωπικού στα πρότυπα ποιότητας;
— με το τμήμα IT — σχετικά με την εφαρμογή ψηφιακών εργαλείων παρακολούθησης και αναφορών.
7. Ευθύνες
7.1. Για τη μη συμμόρφωση προϊόντων, υπηρεσιών ή διαδικασιών με τις καθορισμένες απαιτήσεις.
7.2. Για την καθυστερημένη ή μη ποιοτική εκτέλεση καθηκόντων ελέγχου και επιθεώρησης.
7.3. Για την αναποτελεσματική χρήση πόρων που διατίθενται για τη διασφάλιση ποιότητας.
7.4. Για την παραβίαση της πολιτικής εμπιστευτικότητας και την παροχή ανακριβών δεδομένων στις αναφορές.
7.5. Για την παραβίαση απαιτήσεων υγιεινής και ασφάλειας, οικολογίας και ασφάλειας στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς του.
7.6. Για ενέργειες ή αποφάσεις που οδήγησαν σε ζημία στη φήμη της εταιρείας ή σε απώλειες πελατών.
7.7. Για την μη τήρηση των εσωτερικών προτύπων της εταιρείας και των διεθνών απαιτήσεων πιστοποίησης.