खरीद अनुरोध समस्या क्यों बनता है
उत्पादन कंपनी में सामग्री, घटक या सेवा की आवश्यकता ईमेल, कार्य चैट, फोन कॉल या कर्मचारी की व्यक्तिगत बातचीत में उत्पन्न हो सकती है। जब तक अनुरोध एक एकल प्रक्रिया में दर्ज नहीं होता, यह विशेष विशेषज्ञ की स्मृति और प्रतिक्रिया की गति पर निर्भर करता है।
खरीदकर्ता को अपूर्ण विवरण मिलता है, स्पष्टीकरण पर समय बर्बाद करता है और हमेशा वर्तमान प्राथमिकता नहीं देखता। आरंभकर्ता को समझ में नहीं आता कि क्या आवेदन पर काम शुरू हुआ है, और प्रबंधक तब ही देरी के बारे में जानता है जब यह उत्पादन पर प्रभाव डालने लगती है। अनुरोधों का दोहराव होता है, गलत स्थिति की खरीद, समय की पुष्टि की कमी और देरी के कारणों के विश्लेषण में कठिनाई होती है।
OpenBox के साथ क्या बदलता है
कार्यक्रम "आवेदन प्रबंधन" खरीद की आवश्यकता को संरचित डिजिटल मार्ग में परिवर्तित करता है। कर्मचारी एक फ़ॉर्म के माध्यम से आवेदन तैयार करता है, विभाग, नाम, मात्रा, इच्छित समय और उद्देश्य को निर्दिष्ट करता है, और आवश्यक दस्तावेज संलग्न करता है। अनिवार्य फ़ील्ड प्रारंभ में न्यूनतम आवश्यक डेटा सेट प्राप्त करने में मदद करते हैं।
पंजीकरण के बाद, आवेदन को निर्धारित नियमों के तहत जिम्मेदार लोगों को भेजा जाता है। प्रणाली में स्थिति और कार्यों का इतिहास सहेजा जाता है: अनुरोध बनाया गया, स्वीकार किया गया, स्पष्टीकरण की आवश्यकता है, समझौता किया गया, खरीद में भेजा गया या बंद किया गया। प्रतिभागी बिना निरंतर कॉल और पत्रों को स्थानांतरित किए कार्य की प्रगति देख सकते हैं, और पुनरावर्ती अनुरोध कम आवश्यक हो जाते हैं।
समाधान कौन-से कार्यों को पूरा करता है
- उत्पादन, आपूर्ति, गोदाम और अन्य विभागों से अनुरोधों के लिए एकल चैनल;
- अनुरोध को कार्य में भेजने से पहले डेटा की पूर्णता की जांच;
- विभाग, खरीद श्रेणी या अनुमोदन स्तर के अनुसार मार्गनिर्देशन;
- प्रसंस्करण और जिम्मेदार लोगों की लोडिंग की समय सीमा की निगरानी;
- टिप्पणियों, फ़ाइलों और निर्णयों का एकीकृत इतिहास;
- अनुरोधों की मात्रा, समय, वापसी और विलंब पर रिपोर्टिंग।
कार्य दृश्य कैसा दिखता है
- निर्माण। उत्पादन कर्मचारी एक फ़ॉर्म के माध्यम से आवश्यकता को तैयार करता है, कई ईमेल पतों और चैट के बीच चयन किए बिना।
- जांच। प्रणाली अनिवार्य जानकारी की निगरानी करती है। यदि डेटा पर्याप्त नहीं है, तो आवेदन स्पष्टीकरण के साथ स्पष्ट टिप्पणी के साथ वापस किया जाता है।
- समझौता। अनुरोध केवल आवश्यक चरणों से गुजरता है, राशि, स्थिति के प्रकार या विभाग के ध्यान में रखते हुए।
- कार्यान्वयन। खरीदकर्ता को कार्य मिलता है, परिणाम को दर्ज करता है और आवश्यकता पड़ने पर दस्तावेज़ या टिप्पणियाँ जोड़ता है।
- निगरानी। आरंभकर्ता और प्रबंधक बिना मैन्युअल अनुरोध के स्थिति देखते हैं। बंद करने के बाद जानकारी विश्लेषण के लिए उपलब्ध रहती है।
काम को रोके बिना समाधान कैसे लागू करें
शुरुआत वर्तमान प्रक्रिया का विश्लेषण करने से करें: अनुरोध के स्रोत, अनिवार्य जानकारी, भूमिकाएँ, समझौता बिंदु और वृद्धि के नियम निर्धारित करें। यह उपयोगी है कि आपको वापसी के मानक कारणों को अलग से दर्ज करना चाहिए - उदाहरण के लिए, विशेष विवरण की अनुपस्थिति, गलत माप की इकाई, निर्दिष्ट समय, या अप्रमाणित बजट।
फिर OpenBox में एक या अधिक श्रेणियों के लिए मूल मार्ग सेट किया जाता है। टीम इसे वास्तविक परिदृश्यों पर जांचती है, फ़ॉर्म और सूचनाओं को स्पष्ट करती है, और धीरे-धीरे नए विभागों को जोड़ती है। परिणाम को प्रणाली में अनुरोधों के अनुपात, कार्य में स्वीकृति में समय, संख्या की वापसी, विलंबित चरणों और पूर्ण चक्र की अवधि के माध्यम से मापा जा सकता है।
OpenBox खरीद के नियमों और कर्मचारियों की जिम्मेदारी का स्थान नहीं लेता है, बल्कि उन्हें दैनिक कार्य में दृश्य और कार्यान्वित बनाता है। यदि अनुरोध मेल और मैसेंजर में फैले हुए हैं, तो सबसे सामान्य प्रकार की आवश्यकताओं के लिए प्रक्रिया और मार्ग का सर्वेक्षण करने से शुरू करें। अपने उत्पादन के लिए परिदृश्य पर चर्चा करने के लिए "आवेदन प्रबंधन" कार्यक्रम का प्रदर्शन मांगें।