उत्पादन में, तत्काल खरीद अच्छे से अपने आप नहीं होती। इसके कारण उत्पादन योजना में परिवर्तन, खपत मानक में गलती, आपूर्तिकर्ता में देरी, उपकरण का टूटना या समय पर प्राप्त अनुरोध हो सकते हैं। जटिलता तब शुरू होती है जब ऐसे अनुरोध सामान्य प्रक्रिया के बाहर प्रक्रिया की जाती है: फोन पर, मेसेंजर में, विखंडित तालिकाओं में और व्यक्तिगत वार्ताओं में।
नतीजतन, स्वीकृत योजना कार्यशील मापदंड बनना बंद कर देती है। खरीदार सबसे जोरदार अनुरोधों पर ध्यान केंद्रित करते हैं, गोदाम को विरोधाभासी आदेश मिलते हैं, और प्रबंधक परिणामों को पहले ही कमी या अधिक खर्च के बाद देखता है। इस बीच, तात्कालिकता हमेशा प्राथमिकता का मतलब नहीं होता: बिना एकल व्यवस्था के, आपातकालीन आवश्यकता को असामान्य योजना से अलग करना कठिन होता है।
अनियोजित ख़रीदारी के जोखिम
- बिना शेष और खुले आपूर्ति की जाँच के आदेशों का डुप्लीकेशन;
- एकल स्थिति की कमी के कारण स्पष्टताओं में देरी;
- परिवर्तनों के सामान्य इतिहास के बिना आपूर्ति योजना का मैन्युअल समायोजन;
- आपूर्तिकर्ताओं के लिए अस्पष्ट प्राथमिकताएँ और अधूरी संदर्भ;
- विचलन के कारण और आरंभकर्ता को जल्दी से स्थापित करने की असंभवता;
- अधूरे डेटा के आधार पर बजट, समय सीमा और जोखिमों पर निर्णय।
मुख्य कार्य - प्राथमिकता और नियंत्रण को संयोजित करना। उत्पादन को त्वरित उत्तर की आवश्यकता होती है, लेकिन त्वरिती का मतलब सीमाओं, अनुशासन के रास्तों और औचित्य की जांच से इनकार नहीं होना चाहिए। यदि नियम प्रक्रिया में शामिल नहीं हैं, तो कंपनी वास्तव में महत्वपूर्ण आवश्यकता को रोकती है या अव्यवस्थित खर्चों को स्वीकार करती है।
कैसे OpenBox अनुरोधों को प्रबंधित पथ पर लौटाता है
कार्यक्रम "अनुरोध प्रबंधन" में, तत्काल आवश्यकता एक वस्तु के रूप में फ़ॉर्मेट की जाती है जिसमें विवरण, उत्तरदायी लोग और चरण शामिल होते हैं। उपयोगकर्ता निर्दिष्ट करता है कि क्या चाहिए, किस विभाग या उत्पादन कार्य के लिए, मात्रा में और किस समय तक। यदि आवश्यक हो, तो तात्कालिकता का कारण दर्ज किया जाता है और समर्थन दस्तावेज़ जोड़े जाते हैं।
वार्तालाप के बजाय एकल अनुरोध
सभी अनुरोध निर्धारित फ़ॉर्म के माध्यम से होते हैं और परिवर्तनों का इतिहास बनाए रखते हैं। खरीदार लेखक, प्राथमिकता, समय सीमा, सहमति देने वाले, संबंधी सामान और वर्तमान स्थिति को देखता है। इससे स्पष्टताओं की संख्या कम हो जाती है और मूल डेटा की पुष्टि किए बिना खरीद शुरू करने में मदद मिलती है।
नियमों के अनुसार रूटिंग
अनुरोधों को विभाग, राशि, श्रेणी, आवश्यकता के प्रकार या तात्कालिकता के चिन्ह द्वारा भेजा जा सकता है। मानक और अनियोजित अनुरोधों के लिए विभिन्न मार्ग निर्धारित किए जाते हैं। तत्काल अनुरोध के लिए आधार बताना और आवश्यक प्रबंधकों की भागीदारी अनिवार्य किया जा सकता है। इस प्रकार अपवाद चुपचाप नहीं होता, बल्कि प्रक्रिया का एक नियंत्रित हिस्सा बना रहता है।
आपूर्ति योजना के साथ संबंध
प्रबंधक को एक व्यापक चित्र मिलता है: क्या योजना बनाई गई है, क्या जोड़ा गया है, कौन से अनुरोधों की मंजूरी दी जा रही है और कौन से खरीद में पहले ही दिए गए हैं। परिवर्तन स्थानीय फ़ाइलों में खो नहीं जाते, बल्कि आवश्यकता के इतिहास का हिस्सा बन जाते हैं। यह केवल आदेश को चर्चा करने की अनुमति नहीं देता, बल्कि कारण भी…
शुरूआत मौजूदा प्रक्रिया का सर्वेक्षण करने और एक प्रकार के अनुरोधों के लिए पायलट मार्ग से की जा सकती है। यह वास्तविक कार्य पर दृष्टिकोण का परीक्षण करने, आवश्यक नियम निर्धारित करने और मापने के लिए आधार तैयार करने की अनुमति देता है।