1. Ketentuan Umum
Direktur Kualitas termasuk dalam kategori manajemen tingkat atas dan diangkat melalui keputusan Direktur Utama. Dalam menjalankan tugasnya, ia mengacu pada peraturan perundang-undangan, standar ISO, norma internal perusahaan, dan deskripsi jabatan ini. Tujuan utama jabatan ini adalah untuk membentuk, menerapkan, dan mengembangkan sistem manajemen kualitas, memastikan kesesuaian produk, layanan, dan proses dengan persyaratan yang ditetapkan, serta meningkatkan kepuasan pelanggan dan efisiensi proses bisnis.
Direktur Kualitas melapor langsung kepada Direktur Utama dan merupakan bagian dari tim manajemen perusahaan. Di bawahnya terdapat departemen kualitas, laboratorium, spesialis sertifikasi, auditor internal, dan pengawas unit produksi. Selama ketidakhadiran Direktur Kualitas, tugasnya akan dilaksanakan oleh wakil yang ditunjuk.
2. Persyaratan Kualifikasi
Untuk jabatan Direktur Kualitas, diangkat individu yang memiliki pendidikan tinggi di bidang teknik atau manajemen dan pengalaman kerja di bidang manajemen kualitas minimal 5 tahun, di antaranya minimal 3 tahun di posisi manajerial. Diperlukan pengetahuan mendalam tentang standar ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001, BRC, HACCP, prinsip manajemen risiko, dan pendekatan berbasis proses. Direktur Kualitas harus memahami metode analisis data modern, kontrol statistik, metodologi Lean, Six Sigma, 5S, dan FMEA. Keterampilan dalam memimpin tim, negosiasi, serta pengembangan dan penerapan kebijakan dan prosedur sangat diperlukan. Kemampuan berbahasa Inggris dan penguasaan sistem ERP merupakan nilai tambah.
3. Tugas dan Tanggung Jawab
3.1. Mengembangkan, menerapkan, dan memelihara sistem manajemen kualitas (SMK) sesuai dengan strategi perusahaan dan standar internasional.
3.2. Membentuk kebijakan di bidang kualitas dan memastikan pelaksanaannya di semua tingkat organisasi.
3.3. Mengorganisir dan melaksanakan audit internal proses, menganalisis ketidaksesuaian, dan mengembangkan tindakan perbaikan.
3.4. Mengkoordinasikan proses sertifikasi dan pengawasan, berinteraksi dengan auditor eksternal dan lembaga sertifikasi.
3.5. Mengembangkan standar, instruksi, regulasi, dan prosedur yang mempengaruhi kualitas produk dan layanan.
3.6. Memimpin kegiatan manajemen risiko, keluhan pelanggan, dan penyimpangan.
3.7. Memastikan penyelidikan penyebab cacat, defek, dan klaim dilakukan tepat waktu.
3.8. Mengorganisir pelatihan karyawan tentang prinsip kualitas dan budaya perbaikan berkelanjutan.
3.9. Mengontrol keakuratan pencatatan, dokumentasi, dan pelaporan terkait SMK.
3.10. Menerapkan alat digital untuk pemantauan dan analisis indikator kualitas.
4. Hak
4.1. Meminta informasi yang diperlukan dari semua unit untuk menilai kondisi kualitas.
4.2. Menangguhkan produksi, pengiriman, atau penjualan produk yang tidak memenuhi persyaratan standar atau kontrak.
4.3. Mengajukan usulan untuk mengubah proses teknologi jika berdampak pada indikator kualitas.
4.4. Mewakili kepentingan perusahaan dalam interaksi dengan auditor eksternal, pelanggan, dan lembaga pemerintah.
4.5. Mengharuskan karyawan untuk mematuhi standar, instruksi, dan prosedur yang telah disetujui.
4.6. Berpartisipasi dalam rapat strategis, mengajukan usulan untuk meningkatkan efisiensi proses dan mengurangi biaya.
5. Fungsi dan Tugas
5.1. Pembentukan dan pengembangan sistem manajemen kualitas yang terintegrasi dalam sistem manajemen perusahaan secara keseluruhan.
5.2. Memastikan kesesuaian kegiatan perusahaan dengan persyaratan sertifikasi ISO dan BRC.
5.3. Meningkatkan kepuasan pelanggan melalui kualitas produk dan layanan yang stabil.
5.4. Menjamin pendekatan yang konsisten dalam kontrol, analisis, dan perbaikan proses.
5.5. Mengurangi tingkat cacat dan kerugian, serta meningkatkan produktivitas dan efisiensi.
5.6. Mengorganisir sistem pengumpulan data, analisis KPI, dan penyusunan laporan manajerial.
5.7. Mengembangkan budaya kualitas di semua tingkat organisasi, melibatkan karyawan dalam proses perbaikan.
5.8. Melakukan interaksi dengan pemasok dan kontraktor terkait penilaian dan audit kualitas mereka.
6. Hubungan Jabatan
Direktur Kualitas berinteraksi:
— dengan Direktur Utama — mengenai strategi, prioritas, dan pelaporan;
— dengan Kepala Produksi — mengenai kontrol proses teknologi dan pengurangan cacat;
— dengan Departemen Pengadaan — mengenai penilaian dan audit pemasok;
— dengan Departemen Penjualan dan Layanan Pelanggan — mengenai manajemen klaim;
— dengan Departemen Keuangan — mengenai analisis biaya kualitas dan efek ekonomi dari perbaikan;
— dengan Departemen SDM — mengenai pelatihan karyawan tentang standar kualitas;
— dengan Departemen TI — mengenai penerapan alat digital untuk pemantauan dan pelaporan.
7. Tanggung Jawab
7.1. Atas ketidaksesuaian produk, layanan, atau proses dengan persyaratan yang ditetapkan.
7.2. Atas keterlambatan atau pelaksanaan tugas kontrol dan audit yang tidak berkualitas.
7.3. Atas penggunaan sumber daya yang tidak efektif yang dialokasikan untuk memastikan kualitas.
7.4. Atas pelanggaran kebijakan kerahasiaan dan penyediaan data yang tidak akurat dalam pelaporan.
7.5. Atas pelanggaran persyaratan keselamatan kerja, lingkungan, dan keamanan dalam lingkup kompetensinya.
7.6. Atas tindakan atau keputusan yang mengakibatkan kerugian reputasi perusahaan atau kerugian pelanggan.
7.7. Atas ketidakpatuhan terhadap standar internal perusahaan dan persyaratan sertifikasi internasional.