1. Postanowienia ogólne
Dyrektor ds. jakości należy do kategorii kadry kierowniczej wyższego szczebla i jest powoływany na stanowisko przez dyrektora generalnego. W swojej działalności kieruje się przepisami prawa, standardami ISO, wewnętrznymi regulacjami firmy oraz niniejszym zakresem obowiązków. Głównym celem stanowiska jest tworzenie, wdrażanie i rozwijanie systemu zarządzania jakością, zapewnienie zgodności produktów, usług i procesów z ustalonymi wymaganiami, zwiększenie satysfakcji klientów oraz efektywności procesów biznesowych.
Dyrektor ds. jakości podlega bezpośrednio dyrektorowi generalnemu i wchodzi w skład zespołu kierowniczego firmy. Pod jego kierownictwem znajdują się dział jakości, laboratorium, specjaliści ds. certyfikacji, wewnętrzni audytorzy oraz kontrolerzy działów produkcyjnych. W okresie nieobecności dyrektora ds. jakości jego obowiązki wykonuje wyznaczony zastępca.
2. Wymagania kwalifikacyjne
Na stanowisko dyrektora ds. jakości powoływana jest osoba posiadająca wykształcenie wyższe techniczne lub menedżerskie oraz co najmniej 5-letnie doświadczenie w obszarze zarządzania jakością, w tym co najmniej 3 lata na stanowiskach kierowniczych. Wymagana jest dogłębna znajomość standardów ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001, BRC, HACCP, zasad zarządzania ryzykiem oraz podejścia procesowego. Dyrektor ds. jakości powinien znać nowoczesne metody analizy danych, kontrolę statystyczną, metodologie Lean, Six Sigma, 5S, FMEA. Niezbędne są umiejętności kierowania zespołem, prowadzenia negocjacji, opracowywania i wdrażania polityk oraz procedur. Znajomość języka angielskiego oraz biegłe posługiwanie się systemami ERP będą dodatkowym atutem.
3. Obowiązki służbowe
3.1. Opracowywać, wdrażać i utrzymywać w aktualnym stanie system zarządzania jakością (SZJ) zgodnie ze strategią firmy oraz międzynarodowymi standardami.
3.2. Formułować politykę w zakresie jakości i zapewniać jej realizację na wszystkich poziomach organizacji.
3.3. Organizować i przeprowadzać wewnętrzne audyty procesów, analizować niezgodności oraz opracowywać działania korygujące.
3.4. Koordynować procesy certyfikacji i kontroli inspekcyjnej, współpracować z zewnętrznymi audytorami oraz organami certyfikacyjnymi.
3.5. Opracowywać standardy, instrukcje, regulaminy i procedury wpływające na jakość produktów i usług.
3.6. Kierować działalnością w zakresie zarządzania ryzykiem, reklamacjami klientów oraz odchyleniami.
3.7. Zapewniać terminowe badanie przyczyn wad, defektów i reklamacji.
3.8. Organizować szkolenia dla pracowników w zakresie zasad jakości oraz kultury ciągłego doskonalenia.
3.9. Kontrolować poprawność prowadzenia zapisów, dokumentacji oraz sprawozdawczości dotyczącej SZJ.
3.10. Wdrażać cyfrowe narzędzia monitorowania i analizy wskaźników jakości.
4. Uprawnienia
4.1. Żądać od wszystkich działów niezbędnych informacji do oceny stanu jakości.
4.2. Wstrzymywać produkcję, dostawę lub realizację produktów, które nie spełniają wymagań standardów lub umów.
4.3. Składać propozycje zmian w procesach technologicznych, jeśli wpływają one na wskaźniki jakości.
4.4. Reprezentować interesy firmy w kontaktach z zewnętrznymi audytorami, klientami oraz organami państwowymi.
4.5. Wymagać od pracowników przestrzegania zatwierdzonych standardów, instrukcji i procedur.
4.6. Uczestniczyć w strategicznych spotkaniach, składać propozycje dotyczące zwiększenia efektywności procesów oraz obniżenia kosztów.
5. Funkcje i zadania
5.1. Tworzenie i rozwijanie systemu zarządzania jakością, zintegrowanego z ogólnym systemem zarządzania przedsiębiorstwem.
5.2. Zapewnienie zgodności działalności firmy z wymaganiami certyfikacji ISO i BRC.
5.3. Zwiększenie satysfakcji klientów poprzez stabilną jakość produktów i usług.
5.4. Zapewnienie jednolitych podejść do kontroli, analizy i doskonalenia procesów.
5.5. Zmniejszenie poziomu wad i strat, zwiększenie wydajności oraz efektywności.
5.6. Organizacja systemu zbierania danych, analizy KPI oraz przygotowywania raportów zarządczych.
5.7. Rozwój kultury jakości na wszystkich poziomach organizacji, angażowanie personelu w procesy doskonalenia.
5.8. Prowadzenie współpracy z dostawcami i wykonawcami w zakresie oceny i audytu ich jakości.
6. Powiązania w ramach stanowiska
Dyrektor ds. jakości współpracuje:
— z dyrektorem generalnym — w sprawach strategii, priorytetów i sprawozdawczości;
— z kierownikiem produkcji — w zakresie kontroli procesów technologicznych i redukcji defektów;
— z działem zaopatrzenia — w zakresie oceny i audytu dostawców;
— z działem sprzedaży i obsługi klienta — w zakresie zarządzania reklamacjami;
— z działem finansowym — w zakresie analizy kosztów jakości oraz efektów ekonomicznych z poprawy;
— z działem HR — w zakresie szkolenia personelu w standardach jakości;
— z działem IT — w zakresie wdrażania cyfrowych narzędzi monitorowania i raportowania.
7. Odpowiedzialność
7.1. Za niezgodność produktów, usług lub procesów z ustalonymi wymaganiami.
7.2. Za nieterminowe lub niskiej jakości wykonywanie obowiązków związanych z kontrolą i audytem.
7.3. Za nieefektywne wykorzystanie zasobów przeznaczonych na zapewnienie jakości.
7.4. Za naruszenie polityki poufności oraz dostarczanie nieprawdziwych danych w raportach.
7.5. Za niedopełnienie wymagań w zakresie bezpieczeństwa pracy, ochrony środowiska i bezpieczeństwa w ramach swojej kompetencji.
7.6. Za działania lub decyzje, które doprowadziły do szkody w reputacji firmy lub strat klientów.
7.7. Za niewykonanie wewnętrznych standardów firmy oraz międzynarodowych wymagań certyfikacyjnych.