De ce devine solicitarea de achiziție o problemă
Într-o companie de producție, necesitatea de material, componentă sau serviciu poate apărea în e-mail, chatul de lucru, conversația telefonică sau corespondența personală a angajatului. Până când solicitarea nu este înregistrată într-un proces unic, aceasta depinde de memoria și viteza de reacție a specialistului respectiv.
Responsabilul de achiziții primește o descriere incompletă, pierde timp cu clarificările și nu vede întotdeauna prioritatea actuală. Iniciatorul nu știe dacă solicitarea a fost acceptată la lucru, iar managerul află despre întârziere abia atunci când aceasta începe să influențeze producția. Apar duplicări ale solicitărilor, achiziția unor poziții greșite, lipsa confirmării termenelor și dificultăți în analizarea cauzelor întârzierilor.
Ce se schimbă cu OpenBox
Programul „Gestionarea solicitărilor” transformă necesitatea de achiziție într-un traseu digital structurat. Angajatul completează o solicitare folosind un formular, indicând subdiviziunea, nomenclatura, cantitatea, termenul dorit și destinația, precum și atașând documentele necesare. Câmpurile obligatorii ajută la obținerea unui set minim de date chiar de la început.
După înregistrare, solicitarea este direcționată persoanelor responsabile conform regulilor stabilite. În sistem se păstrează statutul și istoricul acțiunilor: solicitarea a fost creată, acceptată, necesită clarificări, a fost aprobată, transmisă pentru achiziție sau închisă. Participanții pot vedea progresul fără apeluri telefonice constante și trimiterea de e-mailuri, iar solicitările repetate devin mai puțin necesare.
Ce sarcini rezolvă soluția
- canal unic pentru solicitările din producție, aprovizionare, depozit și alte subdiviziuni;
- verificarea completitudinii datelor înainte de transmiterea solicitării la lucru;
- rutare pe baza subdiviziunii, categoriei de achiziție sau nivelului de aprobat;
- controlul termenelor de procesare și încărcarea responsabililor;
- istorie unică a comentariilor, fișierelor și soluțiilor;
- raportare privind volumul solicitărilor, termenele, retururile și întârzierile.
Cum arată scenariul de lucru
- Creare. Angajatul din producție efectuează cererea prin formular, fără a alege între mai multe adrese de e-mail și chat-uri.
- Verificare. Sistemul verifică informațiile obligatorii. Dacă datele sunt insuficiente, solicitarea este returnată pentru clarificări cu un comentariu clar.
- Aprobat. Solicitarea trece doar prin etapele necesare, ținând cont de suma, tipul poziției sau subdiviziunea.
- Executare. Responsabilul de achiziții primește sarcina, înregistrează rezultatul și adaugă documente sau comentarii, dacă este necesar.
- Control. Initiatorul și managerul văd statutul fără a solicita manual informațiile. După închidere, informația rămâne disponibilă pentru analiză.
Cum să implementați soluția fără a opri activitatea
Implementarea ar trebui să înceapă cu analiza procesului actual: identificarea surselor de solicitări, a informațiilor obligatorii, a rolurilor, a punctelor de aprobat și a regulilor de escaladare. Este util să se înregistreze separat motivele tipice pentru returnare - de exemplu, lipsa specificațiilor, unitatea de măsură incorectă, lipsa termenului sau bugetul neconfirmat.
Apoi, în OpenBox se configurează un traseu de bază pentru una sau mai multe categorii de solicitări. Echipa îl testează pe scenarii reale, clarifică formularele și notificările și conectează treptat subdiviziuni noi. Rezultatul poate fi evaluat în funcție de ponderea solicitărilor în sistem, timpul până la acceptarea în lucru, numărul de retururi, etapele întârziate și durata întregului ciclu.
OpenBox nu înlocuiește regulile de achiziție și responsabilitatea angajaților, ci le face vizibile și executabile în muncă zilnică. Dacă solicitările sunt distribuite prin e-mailuri și mesageri, începeți cu o analiză a procesului și rutelor pentru cel mai frecvent tip de necesități. Solicitați o demonstrație a programului „Gestionarea solicitărilor” pentru a discuta un scenariu pentru producția dumneavoastră.