1. Allmänna bestämmelser
Kvalitetschefen tillhör kategorin högre ledning och utses genom beslut av verkställande direktören. I sitt arbete följer han/hon lagstiftning, ISO-standarder, interna regler och denna arbetsbeskrivning. Huvudsyftet med tjänsten är att skapa, implementera och utveckla kvalitetsledningssystemet, säkerställa att produkter, tjänster och processer uppfyller fastställda krav, öka kundnöjdheten och effektiviteten i affärsprocesserna.
Kvalitetschefen rapporterar direkt till verkställande direktören och ingår i företagets ledningsgrupp. Under hans/hennes ledning finns kvalitetsavdelningen, laboratoriet, certifieringsspecialister, interna revisorer och kontrollanter av produktionsavdelningar. Under frånvaro av kvalitetschefen utför en utsedd ställföreträdare hans/hennes uppgifter.
2. Kvalifikationskrav
För tjänsten som kvalitetschef utses en person med högre teknisk eller ledarskapsutbildning och minst 5 års erfarenhet inom kvalitetsledning, varav minst 3 år i ledande positioner. Djupa kunskaper om ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001, BRC, HACCP, principer för riskhantering och processinriktad metodik krävs. Kvalitetschefen bör ha insikt i moderna metoder för dataanalys, statistisk kontroll, samt metodologier som Lean, Six Sigma, 5S, FMEA. Ledarskapsförmåga, förhandlingsfärdigheter och erfarenhet av att utveckla och implementera policyer och procedurer är nödvändiga. Kunskaper i engelska och erfarenhet av ERP-system är en fördel.
3. Arbetsuppgifter
3.1. Utveckla, implementera och hålla kvalitetsledningssystemet (KLS) aktuellt i enlighet med företagets strategi och internationella standarder.
3.2. Formulera kvalitetspolicy och säkerställa dess genomförande på alla nivåer i organisationen.
3.3. Organisera och genomföra interna revisioner av processer, analysera avvikelser och utveckla korrigerande åtgärder.
3.4. Koordinera certifierings- och inspektionsprocesser, samt samarbeta med externa revisorer och certifieringsorgan.
3.5. Utveckla standarder, instruktioner, regler och procedurer som påverkar kvaliteten på produkter och tjänster.
3.6. Leda arbetet med riskhantering, kundklagomål och avvikelser.
3.7. Säkerställa att orsakerna till defekter, brister och reklamationer utreds i tid.
3.8. Organisera utbildning av personalen i kvalitetsprinciper och kulturen för kontinuerliga förbättringar.
3.9. Kontrollera korrektheten i dokumentation, registreringar och rapportering av KLS.
3.10. Implementera digitala verktyg för övervakning och analys av kvalitetsindikatorer.
4. Rättigheter
4.1. Begära nödvändig information från alla avdelningar för att bedöma kvalitetsstatus.
4.2. Stänga av produktion, leverans eller försäljning av produkter som inte uppfyller standarder eller avtal.
4.3. Föreslå ändringar i tekniska processer om de påverkar kvalitetsindikatorer.
4.4. Företräda företagets intressen vid interaktion med externa revisorer, kunder och statliga organ.
4.5. Kräva att anställda följer fastställda standarder, instruktioner och procedurer.
4.6. Delta i strategiska möten och föreslå förbättringar av processernas effektivitet och kostnadsminskningar.
5. Funktioner och uppgifter
5.1. Utveckla och förbättra kvalitetsledningssystemet, integrerat i företagets övergripande ledningssystem.
5.2. Säkerställa att företagets verksamhet uppfyller kraven för ISO- och BRC-certifieringar.
5.3. Öka kundnöjdheten genom stabil kvalitet på produkter och tjänster.
5.4. Säkerställa enhetliga metoder för kontroll, analys och förbättring av processer.
5.5. Minska avfall och förluster, öka produktiviteten och effektiviteten.
5.6. Organisera system för datainsamling, KPI-analys och förberedelse av ledningsrapporter.
5.7. Utveckla kvalitetskultur på alla nivåer i organisationen och involvera personalen i förbättringsprocesser.
5.8. Upprätthålla samarbete med leverantörer och entreprenörer avseende bedömning och revision av deras kvalitet.
6. Tjänsterelationer
Kvalitetschefen interagerar:
— med verkställande direktören — angående strategi, prioriteringar och rapportering;
— med produktionschefen — angående kontroll av tekniska processer och minskning av defekter;
— med inköpsavdelningen — angående bedömning och revision av leverantörer;
— med försäljnings- och kundserviceteamet — angående hantering av reklamationer;
— med ekonomiavdelningen — angående kostnadsanalys för kvalitet och ekonomiska effekter av förbättringar;
— med HR-avdelningen — angående utbildning av personalen i kvalitetsstandarder;
— med IT-avdelningen — angående implementering av digitala verktyg för övervakning och rapportering.
7. Ansvar
7.1. För avvikelser i produkter, tjänster eller processer från fastställda krav.
7.2. För försenad eller bristfällig utförande av kontroll- och revisionsuppgifter.
7.3. För ineffektiv användning av resurser avsedda för kvalitetsäkring.
7.4. För brott mot sekretesspolicy och för att tillhandahålla felaktiga uppgifter i rapporteringen.
7.5. För bristande efterlevnad av arbetsmiljö-, miljö- och säkerhetskrav inom sitt ansvarsområde.
7.6. För handlingar eller beslut som leder till skada på företagets rykte eller kundförluster.
7.7. För bristande efterlevnad av interna företagsstandarder och internationella certifieringskrav.