ทำไมคำขอจัดซื้อจึงกลายเป็นปัญหา
ในบริษัทการผลิตความต้องการในวัสดุชิ้นส่วนหรือบริการอาจปรากฏในอีเมล, แชททำงาน, การโทรศัพท์หรือติดต่อส่วนตัวของพนักงาน ขณะที่คำขอยังไม่ได้รับการบันทึกในกระบวนการเดียวมันจะขึ้นอยู่กับความจำและความเร็วในการตอบสนองของแต่ละบุคคล.
ผู้จัดซื้อจะได้รับคำอธิบายที่ไม่ครบถ้วนใช้เวลาในการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมและไม่เสมอไปที่เห็นลำดับความสำคัญที่ถูกต้อง คนที่ขอไม่เข้าใจว่ายอมรับคำเรียกร้องเข้าทำงานหรือไม่และหัวหน้าจะรู้เกี่ยวกับการล่าช้าเมื่อมันเริ่มมีผลกระทบต่อการผลิต เกิดการซ้ำซ้อนของการเรียกร้องการซื้อรายการที่ไม่ถูกต้องไม่มีการยืนยันเกี่ยวกับกำหนดเวลาและความยุ่งยากในการวิเคราะห์สาเหตุของการล่าช้า.
สิ่งที่เปลี่ยนไปกับ OpenBox
โปรแกรม "การจัดการคำขอ" แปลงความต้องการในการจัดซื้อไปยังเส้นทางดิจิทัลที่มีโครงสร้าง พนักงานจะสร้างคำขอตามแบบฟอร์มระบุแผนก, รายการ, จำนวน, กำหนดเวลาที่ต้องการและวัตถุประสงค์ รวมถึงแนบเอกสารที่จำเป็น ฟิลด์ที่จำเป็นจะช่วยให้ได้รับชุดข้อมูลขั้นต่ำที่เพียงพอในช่วงเริ่มต้น.
หลังจากการลงทะเบียนคำขอจะถูกส่งไปยังผู้รับผิดชอบตามกฎที่กำหนด ในระบบจะเก็บสถานะและประวัติการดำเนินการ: คำขอถูกสร้างขึ้นได้รับการยอมรับต้องการการชี้แจงได้รับการอนุมัติส่งไปยังการจัดซื้อหรือปิดไปแล้ว ผู้เข้าร่วมเห็นความก้าวหน้าของงานโดยไม่ต้องโทรซ้ำและส่งต่ออีเมล การติดต่อซ้ำจะน้อยลง.
ปัญหาที่การแก้ไขนี้แก้ไขได้
- ช่องทางเดียวสำหรับคำขอจากการผลิต, การจัดหา, คลังสินค้าและหน่วยงานอื่น ๆ;
- การตรวจสอบความครบถ้วนของข้อมูลก่อนการส่งคำขอไปทำงาน;
- การกำหนดเส้นทางตามแผนกประเภทการจัดซื้อหรือระดับการอนุมัติ;
- การควบคุมระยะเวลาการดำเนินการและการโหลดผู้รับผิดชอบ;
- ประวัติความคิดเห็นไฟล์และการตัดสินใจเดียว;
- รายงานปริมาณคำขอระยะเวลา การคืนสินค้าและการล่าช้า.
การดำเนินการทำงานเป็นอย่างไร
- การสร้าง. พนักงานการผลิตจัดการความต้องการผ่านแบบฟอร์มโดยไม่เลือกจากอีเมลหรือแชทหลายรายการ.
- การตรวจสอบ. ระบบควบคุมข้อมูลที่จำเป็น หากข้อมูลไม่เพียงพอคำขอจะถูกส่งกลับไปเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมพร้อมคำอธิบายที่ชัดเจน.
- การอนุมัติ. คำขอจะผ่านเฉพาะขั้นตอนที่จำเป็นตามจำนวนประเภทของรายการหรือหน่วยงาน.
- การดำเนินการ. ผู้จัดซื้อได้รับงานบันทึกผลและเพิ่มเอกสารหรือความคิดเห็นถ้าจำเป็น.
- การควบคุม. คนที่ขอและผู้จัดการเห็นสถานะโดยไม่ต้องร้องขอด้วยมือ หลังจากปิดข้อมูลยังคงพร้อมสำหรับการวิเคราะห์.
จะนำการแก้ไขมาใช้โดยไม่หยุดงานได้อย่างไร
การเริ่มต้นควรเริ่มจากการวิเคราะห์กระบวนการปัจจุบัน: หาต้นทุนของคำขอข้อมูลที่จำเป็น, บทบาท, จุดอนุมัติและกฎการเลื่อนระดับ เป็นการดีที่จะจดบันทึกสาเหตุทั่วไปของการคืนสินค้า - เช่น ขาดรายละเอียดหน่วยวัดที่ไม่ถูกต้อง, ระยะเวลาที่ไม่ระบุหรืองบประมาณที่ไม่ได้รับการยืนยัน.
จากนั้นใน OpenBox จะตั้งค่าเส้นทางพื้นฐานสำหรับประเภทคำขอสักหนึ่งหรือหลายนประเภท ทีมงานจะตรวจสอบมันในสถานการณ์จริงปรับแบบฟอร์มและการแจ้งเตือนและค่อยๆเชื่อมต่อหน่วยงานใหม่ ผลลัพธ์สามารถประเมินจากส่วนแบ่งคำในระบบเวลาจนถึงการรับคำขอจำนวนการส่งคืน ระยะเวลาที่ล่าช้าและความยาวของวงจรทั้งหมด.
OpenBox ไม่ทดแทนกฎการจัดซื้อและความรับผิดชอบของพนักงานแต่ทำให้เห็นและสามารถดำเนินการได้ในการทำงานประจำวัน หากคำขอถูกกระจายไปในอีเมลและข้อความเริ่มจากการสำรวจกระบวนการและเส้นทางสำหรับความต้องการที่พบมากที่สุด ขอการสาธิตโปรแกรม "การจัดการคำขอ" เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับสถานการณ์สำหรับการผลิตของคุณ.