ในการผลิต การจัดซื้อด่วนเกิดขึ้นได้น้อยมากในตัวมันเอง สาเหตุของมันอาจเป็นการเปลี่ยนแปลงแผนการผลิต ความผิดพลาดในมาตรฐานการใช้ วัสดุที่ส่งล่าช้า การเสียหายของอุปกรณ์ หรือการส่งคำขอที่ไม่ทันเวลา ความยุ่งยากเริ่มต้นเมื่อคำขอเหล่านี้ถูกประมวลผลนอกกระบวนการทั่วไป: ผ่านทางโทรศัพท์, ในแอปแชท, ตารางที่แยกต่างหาก และการสื่อสารส่วนบุคคล.
ผลลัพธ์คือแผนที่ได้รับการอนุมัติจะหยุดเป็นแนวทางที่ใช้งานได้ ผู้จัดซื้อจะเปลี่ยนไปที่คำขอที่ดังที่สุด คลังสินค้าได้รับคำสั่งที่ขัดแย้งกัน และผู้บริหารจะเห็นผลกระทบหลังจากที่ขาดแคลนหรือใช้จ่ายเกินงบแล้ว ในขณะที่ความเร่งด่วนไม่เสมอไปหมายถึงความสำคัญ: โดยไม่มีระเบียบที่ชัดเจนยากที่จะแยกความต้องการที่ฉุกเฉินออกจากการวางแผนที่ไม่เพียงพอ.
ความเสี่ยงจากการจัดซื้อไม่เป็นไปตามแผน
- การซ้ำซ้อนของคำสั่งโดยไม่ตรวจสอบความคงเหลือและการจัดส่งที่เปิดอยู่;
- ความล่าช้าในการอนุมัติเพราะขาดสถานะที่ชัดเจน;
- การแก้ไขแผนการจัดซื้อด้วยมือโดยไม่มีย้อนหลังการเปลี่ยนแปลง;
- ลำดับความสำคัญที่ไม่ชัดเจนและบริบทไม่ครบถ้วนสำหรับผู้จัดส่ง;
- ความไม่สามารถในการระบุสาเหตุและผู้เริ่มต้นของความเบี่ยงเบนได้อย่างรวดเร็ว;
- การตัดสินใจเกี่ยวกับงบประมาณ ระยะเวลา และความเสี่ยงบนข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน.
ภารกิจหลักคือการรวมความรวดเร็วและการควบคุม การผลิตต้องการคำตอบอย่างรวดเร็ว แต่การเร่งรัดไม่ควรหมายถึงการละทิ้งข้อจำกัด เส้นทางการอนุมัติ และการตรวจสอบความจำเป็น หากกฎไม่ถูกผนวกเข้าสู่กระบวนการ บริษัทอาจชะลอความต้องการที่สำคัญจริงๆ หรือลดความเกะกะในค่าใช้จ่าย.
OpenBox นำคำขอคืนสู่กระบวนการที่ควบคุมได้อย่างไร
ในโปรแกรม "การจัดการคำขอ" ความต้องการด่วนจะถูกบันทึกเป็นวัตถุที่มีข้อมูลเฉพาะ ผู้รับผิดชอบ และขั้นตอน ผู้ใช้จะระบุสิ่งที่ต้องการ สำหรับแผนกใดหรือภารกิจการผลิต จำนวนเท่าใด และภายในระยะเวลาใด หากจำเป็นจะบันทึกเหตุผลในการเร่งด่วนและแนบเอกสารยืนยัน.
คำขอเดียวแทนการสื่อสาร
คำร้องทั้งหมดจะต้องผ่านแบบฟอร์มที่กำหนดและบันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลง ผู้จัดซื้อสามารถเห็นผู้เขียน ลำดับความสำคัญ ระยะเวลา ผู้ที่เกี่ยวข้อง สถานะปัจจุบัน ซึ่งช่วยลดจำนวนการอธิบายเพิ่มเติมและป้องกันไม่ให้เริ่มการจัดซื้อโดยไม่ตรวจสอบข้อมูลต้นทาง.
การกำหนดเส้นทางตามกฎ
คำขอสามารถส่งไปตามแผนก จำนวน หมวดหมู่ ประเภทความต้องการ หรือพารามิเตอร์ของความเร่งด่วน สำหรับคำขอมาตรฐานและที่ไม่เป็นไปตามแผนจะมีเส้นทางที่แตกต่างกัน สำหรับคำขอด่วนสามารถกำหนดให้ระบุเหตุผลและการมีส่วนร่วมของผู้จัดการที่จำเป็น ข้อยกเว้นไม่สามารถเกิดขึ้นได้อย่างเงียบ ๆ แต่จะต้องอยู่ในส่วนที่ควบคุมของกระบวนการ.
การเชื่อมต่อกับแผนการจัดหา
ผู้จัดการได้รับภาพรวมว่า: อะไรที่ถูกวางแผน อะไรบ้างที่ถูกเพิ่ม คำขอใดบ้างที่อยู่ระหว่างการอนุมัติและคำขอใดที่ถูกส่งเข้าสำหรับการจัดซื้อ การเปลี่ยนแปลงจะไม่หายไปในไฟล์ท้องถิ่น แต่จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของประวัติความต้องการ นี่ช่วยให้สามารถอภิปรายไม่เพียงแค่คำสั่งแต่ยังรวมถึงเหตุผล...
สามารถเริ่มต้นได้ด้วยการสำรวจขั้นตอนปัจจุบันและเส้นทางต้นแบบสำหรับคำขอประเภทเดียว ซึ่งจะช่วยในการตรวจสอบวิธีการในงานจริง กำหนดกฎที่จำเป็น และจัดเตรียมพื้นฐานสำหรับการขยายตัว.