Tại sao yêu cầu mua hàng trở thành vấn đề
Trong một công ty sản xuất, nhu cầu về vật liệu, linh kiện hoặc dịch vụ có thể xuất hiện qua email, trò chuyện công việc, cuộc gọi điện thoại hoặc trao đổi trực tiếp giữa các nhân viên. Cho đến khi yêu cầu được ghi nhận trong một quy trình thống nhất, nó phụ thuộc vào trí nhớ và tốc độ phản ứng của từng chuyên gia cụ thể.
Người mua hàng nhận được mô tả không đầy đủ, mất thời gian để làm rõ và không phải lúc nào cũng thấy được ưu tiên hiện tại. Người đề xuất không hiểu liệu yêu cầu đã được tiếp nhận hay chưa, và người quản lý chỉ biết về sự chậm trễ khi nó bắt đầu ảnh hưởng đến sản xuất. Có hiện tượng lặp lại yêu cầu, mua nhầm mục, thiếu xác nhận thời hạn và khó khăn trong việc phân tích nguyên nhân trễ hạn.
Những gì thay đổi với OpenBox
Chương trình "Quản lý yêu cầu" chuyển đổi nhu cầu mua hàng thành một lộ trình số hóa có cấu trúc. Nhân viên tạo một yêu cầu theo mẫu, chỉ định bộ phận, danh mục, số lượng, thời hạn mong muốn và mục đích, cũng như đính kèm các tài liệu cần thiết. Các trường bắt buộc giúp thu thập một tập hợp dữ liệu tối thiểu ngay từ đầu.
Sau khi đăng ký, yêu cầu được chuyển đến người chịu trách nhiệm theo quy tắc đã đề ra. Trong hệ thống lưu trữ trạng thái và lịch sử hành động: yêu cầu đã được tạo, đã được tiếp nhận, cần làm rõ, đã được phê duyệt, đã được chuyển cho vào mua sắm hoặc đã đóng. Các bên tham gia thấy được tiến độ làm việc mà không cần thực hiện các cuộc gọi liên tục và chuyển tiếp email, trong khi các yêu cầu lặp lại trở nên ít cần thiết hơn.
Những nhiệm vụ mà giải pháp giải quyết
- kênh duy nhất cho yêu cầu từ sản xuất, cung ứng, kho và các bộ phận khác;
- kiểm tra tính đầy đủ của dữ liệu trước khi chuyển yêu cầu vào công việc;
- định tuyến theo bộ phận, loại mua sắm hoặc cấp độ phê duyệt;
- kiểm soát thời hạn xử lý và tải cho các người chịu trách nhiệm;
- lịch sử duy nhất về bình luận, tài liệu và giải pháp;
- báo cáo về khối lượng yêu cầu, thời hạn, trả lại và trễ hạn.
Kịch bản làm việc trông như thế nào
- Tạo. Nhân viên sản xuất hoàn tất nhu cầu qua mẫu, không phải chọn giữa nhiều địa chỉ email và các trò chuyện.
- Kiểm tra. Hệ thống kiểm soát thông tin bắt buộc. Nếu dữ liệu không đủ, yêu cầu sẽ được trả lại để làm rõ với một nhận xét rõ ràng.
- Phê duyệt. Yêu cầu chỉ đi qua những giai đoạn cần thiết căn cứ vào số tiền, loại mục hoặc bộ phận.
- Thực hiện. Người mua hàng nhận nhiệm vụ, ghi nhận kết quả và thêm tài liệu hoặc bình luận khi cần thiết.
- Kiểm soát. Người đề xuất và người quản lý thấy trạng thái mà không cần yêu cầu thủ công. Sau khi đóng, thông tin vẫn có sẵn để phân tích.
Cách triển khai giải pháp mà không ngừng công việc
Việc khởi động nên bắt đầu bằng việc phân tích quy trình hiện tại: xác định nguồn yêu cầu, thông tin bắt buộc, vai trò, điểm phê duyệt và quy tắc leo thang. Hữu ích khi ghi lại riêng những nguyên nhân điển hình của việc trả lại - ví dụ, thiếu thông số kỹ thuật, đơn vị đo không chính xác, thời hạn không được chỉ định hoặc ngân sách không được xác nhận.
Sau đó, trong OpenBox sẽ thiết lập lộ trình cơ bản cho một hoặc nhiều loại yêu cầu. Nhóm kiểm tra nó dựa trên các kịch bản thực tế, làm rõ các mẫu và thông báo và từ từ kết nối các bộ phận mới. Kết quả có thể được đánh giá dựa trên tỷ lệ yêu cầu trong hệ thống, thời gian đến khi tiếp nhận vào công việc, số lượng trả lại, các giai đoạn trễ hạn và thời gian của toàn bộ chu trình.
OpenBox không thay thế quy tắc mua sắm và trách nhiệm của nhân viên, mà làm cho chúng trở nên rõ ràng và có thể thực hiện trong công việc hàng ngày. Nếu các yêu cầu được phân bổ qua email và tin nhắn, hãy bắt đầu từ việc khảo sát quy trình và lộ trình cho loại nhu cầu thường xuyên nhất. Yêu cầu một buổi trình diễn chương trình "Quản lý yêu cầu" để thảo luận về kịch bản cho sản xuất của bạn.