Trong sản xuất, đơn đặt hàng khẩn cấp hiếm khi phát sinh một cách tự nhiên. Nguyên nhân có thể là do sự thay đổi trong kế hoạch sản xuất, sai sót trong định mức tiêu hao, sự chậm trễ của nhà cung cấp, sự cố thiết bị hoặc đơn đặt hàng được chuyển giao không đúng hạn. Sự phức tạp bắt đầu khi những yêu cầu như vậy được xử lý ngoài quy trình chung: qua điện thoại, trong các ứng dụng nhắn tin, bảng tính rải rác và trao đổi cá nhân.
Hậu quả là kế hoạch đã được phê duyệt không còn là định hướng làm việc. Các nhân viên mua sắm chuyển sang ưu tiên những yêu cầu ồn ào nhất, kho nhận lệnh trái ngược nhau, và người đứng đầu thấy hậu quả chỉ sau khi có sự thiếu hụt hoặc vượt ngân sách. Trong khi đó, tính khẩn cấp không phải lúc nào cũng có nghĩa là tính nghiêm trọng: thiếu tổ chức duy nhất, thật khó để phân biệt nhu cầu khẩn cấp với kế hoạch không đủ.
Rủi ro của các đơn đặt hàng ngoài kế hoạch
- trùng lặp đơn đặt hàng mà không kiểm tra lượng tồn kho và các đơn hàng mở;
- chậm trễ trong việc phê duyệt do không có trạng thái duy nhất;
- điều chỉnh thủ công kế hoạch cung ứng mà không có lịch sử thay đổi chung;
- ưu tiên không rõ ràng và bối cảnh không đầy đủ cho các nhà cung cấp;
- không thể nhanh chóng xác định nguyên nhân và người khởi xướng sai lệch;
- quyết định về ngân sách, thời gian và rủi ro dựa trên dữ liệu không đầy đủ.
Nhiệm vụ chính là kết hợp tính kịp thời và kiểm soát. Sản xuất cần một câu trả lời nhanh, nhưng việc tăng tốc không nên có nghĩa là từ bỏ các giới hạn, lộ trình phê duyệt và kiểm tra yêu cầu. Nếu các quy tắc không được tích hợp vào quy trình, công ty có thể trì hoãn một nhu cầu thực sự quan trọng hoặc cho phép chi tiêu một cách hỗn loạn.
Cách OpenBox đưa lại các yêu cầu vào quy trình có kiểm soát
Trong chương trình “Quản lý yêu cầu”, nhu cầu khẩn cấp được định nghĩa như một đối tượng với thông tin cần thiết, người chịu trách nhiệm và các giai đoạn. Người dùng chỉ định những gì cần thiết, cho bộ phận nào hoặc nhiệm vụ sản xuất nào, với số lượng bao nhiêu và thời hạn nào. Nếu cần, lý do khẩn cấp được ghi lại và các tài liệu xác nhận được thêm vào.
Yêu cầu duy nhất thay vì trao đổi
Tất cả các yêu cầu đều phải thông qua mẫu đã định và lưu giữ lịch sử thay đổi. Nhân viên mua sắm thấy tác giả, độ ưu tiên, thời hạn, người phê duyệt, các mục liên quan và trạng thái hiện tại. Điều này giảm thiểu số lượng câu hỏi cần làm rõ và giúp không khởi động đơn đặt hàng mà không kiểm tra dữ liệu đầu vào.
Định tuyến theo quy tắc
Các yêu cầu có thể được chuyển theo bộ phận, số tiền, loại, loại nhu cầu hoặc dấu hiệu khẩn cấp. Các yêu cầu tiêu chuẩn và ngoài kế hoạch có lộ trình khác nhau. Đối với đơn đặt hàng khẩn cấp, có thể bắt buộc phải chỉ định lý do và sự tham gia của các người đứng đầu cần thiết. Như vậy, việc loại trừ không diễn ra một cách im lặng mà vẫn là phần có kiểm soát của quy trình.
Kết nối với kế hoạch cung ứng
Người đứng đầu có được bức tranh tổng thể: những gì đã được lên kế hoạch, những gì đã được thêm vào, những yêu cầu nào đang được phê duyệt và những yêu cầu nào đã được chuyển sang bộ phận mua sắm. Những thay đổi không bị mất trong các tệp cục bộ mà trở thành một phần của lịch sử nhu cầu. Điều này cho phép thảo luận không chỉ về đơn hàng mà còn về các nguyên nhân…
Có thể bắt đầu bằng việc khảo sát quy trình hiện tại và lộ trình thí điểm cho một loại yêu cầu. Điều này cho phép kiểm tra phương pháp trên thực tế, xác định các quy tắc cần thiết và chuẩn bị cơ sở cho việc mở rộng.